Quel lieu choisir pour votre event

Pour que votre événement soit un succès il est nécessaire de choisir le lieu adapté à vos besoins et à vos invités. Mais comment faire le bon choix ? Quels sont les bons réflexes à adopter lors de sa sélection ?? C’est ce que nous allons vous expliquer en vous exposant les facteurs clés liés au choix du lieu de votre événement.

 

#1 – Déterminer un budget pour l’événement.

C’est tout d’abord votre budget qui va déterminer vos possibilités et qui va donc être le premier critère de sélection pour choisir votre lieu d’évènement. Cela vous permettra de savoir si vous réaliserez votre événement dans vos locaux ou si vous avez la possibilité de le faire dans un cadre extérieur. Si le budget alloué est important, alors vous aurez plus de chance de trouver le lieu adéquat. Cependant, ce n’est pas parce que votre budget est petit que cela entrainera automatiquement l’organisation d’un petit événement. En effet, avec de l’imagination tout est possible surtout si vous le confiez à un professionnel, il saura vous guider et répondre au mieux à cette problématique.

#2 – Quel sera le type d’événement à organiser ?

Le lieu que vous choisirez devra correspondre à votre événement et surtout à vos critères. Notez bien : ce n’est pas à vous de vous adapter au lieu ! Sauf si vous avez sélectionné vos locaux pour la réception.

Certains évènements comme les soirées d’entreprises, les lancements de produit, les vœux de la direction, les conférences ou encore les teams building, vont vous permettre d’avoir une plus grande liberté dans le choix du lieu de réception. D’autres en revanche, nécessitent de vérifier les espaces proposés par le lieu afin de répondre aux besoins de l’événement, notamment s’il s’agit d’un séminaire ou d’une convention professionnelle, il sera par exemple nécessaire de prévoir des salles de réunion.

Lors de votre recherche du lieu de réception, il faudra vous demander quel sera le programme de l’événement ? Quelles activités allez-vous mettre en place ? Ces interrogations vous permettront de prévoir les espaces adaptés pour des projections visuelles ou pour des animations que vous souhaitez organiser par exemple.

#3 – Définir la durée de l’événement.

La durée de l’événement va vous permettre d’éliminer certains lieux qui ne seront pas adaptés à vos besoins : si l’événement se déroule sur plus d’une journée, il faudra alors prévoir un hébergement. Les lieux ne permettant pas un logement dans leurs locaux ou à proximité, seront donc éliminés.

#4 – Déterminer les objectifs et le message de votre événement.

Convivial ? Décalé ? Prestigieux ? Conventionnel ? Festif ?

Le choix de votre lieu va faire partie du message que vous souhaitez transmettre à vos invités. C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser en amont les objectifs que vous souhaitez atteindre lors de cet événement. En effet, le lieu ne sera pas le même pour un événement pendant lequel vous souhaiterez souder vos équipes et renforcer les échanges, et un événement où vous échangerez avec vos clients sur l’évolution du marché. Alors quels sont vos objectifs : augmenter la notoriété de votre entreprise ? Créer un dialogue et une proximité avec vos clients et prospects ? Renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion au sein de votre personnel ? Dans tous les cas, nous vous conseillons de privilégier un lieu qui sera en rapport avec les valeurs de votre entreprise.

#5 – Vérifier l’accessibilité du lieu.

Pour que votre événement soit une réussite, il faut que votre lieu de réception soit accessible par tous. En effet, l’accès et la situation géographique sont des critères importants dans la sélection du lieu. Le cadre constitue un critère de satisfaction auprès des participants, il est donc primordial que celui-ci soit bien situé et accessible de manière à ce que les invités arrivent dans de bonnes conditions à l’événement. Pensez à privilégier les lieux possédant des parkings, proche des transports en commun et ne nécessitant pas un déplacement trop long.

#6 – Quel sera le nombre de participants ?

Le nombre de participant est un critère essentiel dans le choix mais aussi dans l’organisation du lieu de réception. En effet, plus le nombre de participants sera élevé plus l’infrastructure devra être importante et respecter des normes de sécurité spécifiques. Le nombre de convives va bien évidemment éliminer un certains nombres de lieux non adaptés à la capacité de réception.

#7 – Vérifier la qualité de l’infrastructure. 

Lors de votre sélection du lieu de réception, veillez à ce qu’il y ait tous les équipements et l’infrastructure nécessaire à votre événement. Chaque détail est important, pensez à demander au responsable de l’organisation de vérifier les alimentations électriques, l’acoustique ou encore les hauteurs de plafonds. Certains sites proposent en plus des équipements spécifiques, tel que la sonorisation, le mobilier ou encore un espace traiteur, qui vous permettront de gagner du temps et surtout de faire économie. Dans ces cas là, pensez tout de même à vérifier l’état du matériel proposé, ça vous évitera des surprises !


Lorsque vous avez bien pris tous ces critères en compte pour la sélection de votre lieu de réception, pensez à ne surtout pas oublier ces trois actions clés :

  • Visiter

Avant de valider définitivement le lieu de l’événement, pensez bien à aller le visiter et faire un repérage complet des espaces alloués. Cela vous permettra de mieux visualiser la mise en situation de votre événement, de vous aiguiller sur le choix de la décoration, de vérifier par vous-même de la qualité des infrastructures et surtout, de vous éviter d’avoir des surprises !

  • Réserver

Lorsque votre choix est fait, réservez-le de suite ! En anticipant, cela peut vous permettre d’obtenir de meilleurs prix et surtout d’avoir la date de votre choix. Dans ces cas-là il faut être très prévoyant et éviter de chercher à tout prix les promotions en jouant la carte de dernière minute.

  • Deviser

Si vous réalisez vous-même votre événement, n’oubliez surtout pas de demander au moins trois devis afin de pouvoir comparer les services et les prix des prestataires entre eux. Sachez que si vous faites appel à un professionnel de l’évènementiel, ce dernier fera généralement toujours un comparatif qualitatif et budgétaire avant de vous proposer un choix.

Vous avez un événement à réaliser ? N’hésitez pas à nous contacter ici si vous souhaitez une étude complète de votre projet.

Cynthia Bonnin
Cynthia Bonnin
Fondatrice de l'agence La Vanilla. Spécialisée dans l'évènementiel et les solutions web. Pensez à nous suivre sur Twitter @LaVanilla_Com !

1 Comment

  1. Team Ideas dit :

    Très bon récapitulatif, et complet. On pourrait toutefois changer l’ordre des questions à se poser. L’objectif de l’événement et le nombre de personne attendues vont conditionner le reste, alors autant y penser dès le début.
    Le plus simple étant tout de même de faire appel à une agence événementielle comme la vôtre !

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